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Erfüllung von Erwartungen

Wie schafft man ein Living Office? Um diese Frage beantworten zu können, folgte WHY dem Weg eines Unternehmens von einem Hauptsitz, der sein Wachstum behinderte, zu einem Arbeitsplatz, an dem Mitarbeiter und das Geschäft aufblühen konnten. Dies ist der dritte Teil einer Serie.

Menschen sind der wichtigste Aktivposten einer jeden Organisation. Dennoch sind viele Büros heute nicht auf die Unterstützung ihrer Bedürfnisse und Tätigkeiten ausgerichtet. Mit Living Office bietet Herman Miller eine neue Art von Arbeitsplatz, der um ein auf Forschung basierendes Verständnis von Menschen, ihrer Arbeit und der Hilfsmittel, die sie für ihren Erfolg benötigen, herum gestaltet wurde.

Als Jeff Raider, CEO von Harry's, beschloss, den Unternehmenssitz von einem lauten und überfüllten Dachgeschoss in ein mehr als 2.415 Quadratmeter großes Büro im New Yorker SoHo-Viertel zu verlegen, beauftragten er und sein Designteam Herman Miller mit der Gestaltung der Bürofläche. Raider und Design Director Scott Newlin waren davon überzeugt, dass ihr Unternehmen für Männerpflegeprodukte und Herman Miller eine ähnliche Designästhetik vertraten – eine Ästhetik, deren Betonung auf Schönheit und Funktionsfähigkeit liegt. Neben den Möbeln waren Raider und Newlin vor allem von Herman Millers Living Office fasziniert, das auf einem tief gehenden Verständnis der Menschen und ihrer Arbeit beruht. Dieses individuell anpassungsfähige Modell ermöglicht die Gestaltung von Arbeitsplätzen, in denen sowohl Menschen als auch Unternehmen aufblühen können. Harry's nutzte den Living Office Entdeckungsprozess, um die einzigartige Zielsetzung und den Charakter des Unternehmens zu beschreiben und die unterschiedlichen Tätigkeiten zu bestimmen, die Mitarbeiter während des Tages verrichten. Diese Informationen halfen dem Architekturbüro Studio Tractor, einen Arbeitsplatz zu planen, der die äußerst kollaborative Kultur von Harry's widerspiegelt. Das neue Büro bietet eine Vielfalt an Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeiter Ideen austauschen, kurze Gespräche führen und gemeinsam Probleme lösen können. Außerdem gibt es auch private Räume, in die sich die Mitarbeiter zurückziehen können, um sich ohne Trubel und Lärm auf ihre Arbeit zu konzentrieren.

Sechs Monate, nachdem Harry's in seine neue Zentrale umgezogen war, überprüfte das Forschungsteam von Herman Miller, ob das neue Büro den Mitarbeitern half, effizienter zu arbeiten und Wissen einfacher weiterzugeben, und ob es das Wesen der Marke besser verkörperte. Diese Ziele waren während des Entdeckungsprozesses festgelegt worden. Um diese Fragen zu beantworten, führte Herman Miller solide Studien vor Ort durch und setzte dazu eine breite Palette von Methoden ein, einschließlich Beobachtung vor Ort und umfangreiche Befragungen und Interviews mit Führungskräften und Mitarbeitern. WHY begleitete das Team, um mit Raider und Newlin über die kontinuierlichen Bemühungen zur Schaffung einer Arbeitsumgebung zu sprechen, die in den Worten von Newlin „geradezu am Leben ist“. Hier finden Sie ihre Antworten und einen Überblick über die Ergebnisse von Herman Millers Studie.

Wann entschieden Sie sich dazu, in ein größeres Büro umzuziehen?

Scott Newlin: Ausschlaggebend für die Veränderung war der Punkt, als wir ungefähr 85 Mitarbeiter zählten. Die Fläche war einfach nicht groß genug für sie und für alle Dinge, die wir in dem Raum lagern und unterbringen mussten.

Es war großartig, weil man den Raum betrat und das Gefühl hatte, dass etwas Wichtiges passiert. Aber es war hektisch. Dieser ganze Trubel und die Energie sind gut für die Dynamik, aber sie behindern das Alltagsgeschäft, wenn es schwierig ist, ein Telefongespräch zu führen.

Jeff Raider: In unserem alten Büro waren wir eingeschränkt. Wir mussten den Großteil des Büros für Einzelarbeitsplätze und Schreibtische verwenden, weshalb es nicht viele Orte gab, an denen sich die Mitarbeiter treffen, schnell versammeln und miteinander diskutieren konnten.

Unser Lastenaufzug draußen im Flur entwickelte sich zu einem unserer Treffpunkte für Gespräche. Wir trafen uns dort mitten im Winter mit unseren Winterjacken und stellten kleine Kartontische in die Mitte. Es war klar, dass wir mehr Platz für die Zusammenarbeit benötigten.

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Warum eignete sich Living Office gut für Harry’s?

JR: Wir hörten von dem Konzept von Living Office und der Möglichkeit, eine Arbeitsumgebung auf die Bedürfnisse unseres Teams abzustimmen. Es gefiel uns sehr, dass wir Räumlichkeiten haben könnten, in denen unterschiedliche Mitarbeiter zusammenarbeiten können, dass das Büro aber auch sauber und schön sein und uns jeden Tag mit Stolz erfüllen würde, so dass wir gerne Besucher empfangen.

SN: Living Office war wirklich interessant für uns, weil es vieles bot, was wir erreichen wollten. Es gab uns die nötige Flexibilität, uns weiterzuentwickeln, zu verändern und uns anzusehen, wie alles in einer bestimmten Woche funktioniert, und am nächsten Tag Anpassungen vorzunehmen, wenn es nicht funktioniert.

Haben Sie während des Entdeckungsprozesses für das Living Office etwas Überraschendes herausgefunden?

JR: Wir erkannten, dass bei Harry's viele unterschiedliche Mitarbeitertypen arbeiten, die sich treffen und auf äußerst kollaborative Weise zusammenarbeiten müssen. Eine typische Einheitsbüroumgebung ist also möglicherweise nicht die ideale Grundlage für unser Team, um maximale Effizienz und maximalen Erfolg zu erreichen.

Wir beobachten zum Beispiel diese deutlichen Unterschiede zwischen den einzelnen Gruppen. Unser Softwareentwicklungsteam muss etwa sehr konzentriert an dem Code arbeiten. Unsere Kundenservice- und Marketingteams führen den ganzen Tag lang Gespräche. Sie können in einer Umgebung erfolgreich sein, die lebhafter, interaktiver und kollaborativer ist.

Vor dem Umzug fühlten sich 29 Prozent der Mitarbeiter von Harry's produktiv. Nach dem Umzug waren es 70 Prozent.

Wir haben in vielerlei Hinsicht das Gefühl, dass wir nun ein Living Office, ein lebendes Büro, haben. Es ist ein Büro, in dem wir leben können, und das die Aktivität und Dynamik unserer Zusammenarbeit betont. Jeff Raider, Mitbegründer und Co-CEO, Harry's Grooming

Wie hat das Designteam die Informationen aus dem Entdeckungsprozess genutzt, um den neuen Raum zu planen?

SN: Während des Entdeckungsprozesses haben wir wirklich alles in Zahlen ausgedrückt. Wir benötigen diese Anzahl von Konferenzsälen, wir benötigen diese Anzahl von Räumen für Einzelgespräche und diese Anzahl von legeren Lounge-Bereichen, in denen man sich Kopfhörer aufsetzen, mit dem Laptop auf dem Schoß arbeiten und sein eigenes Ding machen kann.

Unser Marketingteam sitzt nun neben unserem Akquiseteam, da sie täglich dutzende von Gespräche miteinander führen. Ich glaube, dass dies wirklich einen optimierten Ansatz für ihre Arbeitsweise ermöglicht hat. Es hat uns auch ermöglicht, die Zeit zwischen bestimmten Aufgaben zu reduzieren. Also können wir von Punkt A bis Punkt B effizient sein und müssen letztendlich weniger herumrennen.

JR: Das wirklich Schöne an unserem Büro ist, dass Mitarbeiter ihre eigenen Sitzungsräume auf die gewünschten Interaktionen abstimmen können. Falls sie ein ungezwungenes Gespräch führen möchten, können sie sich in einem Konferenzsaal auf eine Couch setzen. Für ein ernstes Gruppenmeeting können sie sich in einem privateren Konferenzsaal treffen.

Was sehen die Leute, wenn sie Ihre neue Zentrale betreten?

JR: Das erste, was man sieht, ist, dass sie offen ist. Das spiegelt die Kollaboration und Selbstlosigkeit wider, die unsere Marke und unser Unternehmen prägen. Dies ist ein Unternehmen, in dem die Mitarbeiter gerne miteinander arbeiten und jeden Tag äußerst engagiert sind. Außerdem täuscht die Offenheit darüber hinweg, wie viel dort gerade passiert. Wenn unser gesamtes Team hier ist und wir gemeinsam weiterkommen und zusammenarbeiten, schöpfe ich Energie aus dem Trubel und der Begeisterung.

SN: Die neue Bürofläche soll die Kultur und Arbeitsweise von Harry's verkörpern. Wir haben genau auf Details der Oberflächenbeschaffenheit, der Farben und Stoffauswahl geachtet, um Mitarbeitern bei jeder Berührung, Nutzung oder Interaktion mit einem Möbelstück das Gefühl zu geben, dass es für unser Unternehmen steht. Deshalb arbeiteten wir mit dem Designteam, um diese warme Palette zu entwickeln, die einladend wirkt. Die Möbel selbst sind jedoch höchst funktionsfähig.

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Was denken potenzielle Mitarbeiter? Sind sie beeindruckt?

JR: Wenn ich mich mit jemandem treffe, der möglicherweise von Harry's eingestellt wird, trinken wir einen Kaffee und als Nächstes sage ich immer: „Kommen Sie in unser Büro. Schnuppern Sie einfach mal rein. Sehen Sie sich an, wer wir sind. Sehen Sie sich unsere Räumlichkeiten an.“ Ich glaube, da wir so stolz auf unsere Räumlichkeiten sind, haben alle, die herkommen, den Eindruck, dass sie für sich selbst sprechen. Sie sagen: „Wow. Das ist cool.“ Die Marke wird sofort mit Leben erfüllt.

Sie haben mit Herman Miller zusammengearbeitet, um zu analysieren, wie gut das neue Büro funktioniert. Was haben Sie gelernt?

SN: Wir erhielten die Zahlen und sie zeigten uns, dass wir im Großen und Ganzen die gewünschte Wirkung erzielt und unsere Ziele erfolgreich erreicht hatten. Die Mitarbeiter haben zum Beispiel das Gefühl, dass sie im Büro im Allgemeinen positiver und glücklicher sind. Die Verbesserung im Vergleich zum alten Büro war ziemlich deutlich.

Glauben Sie, dass Sie einen Arbeitsplatz geschaffen haben, der sich mit dem Unternehmen weiterentwickeln kann?

SN: Das neue Büro wird sich ständig weiterentwickeln. Wir haben mehr Schreibtische hinzugefügt, als wir unsere Mitarbeiterzahl erhöhten. Wir haben bestimmte Sitzbereiche in einen anderen Raum gestellt und neu konfiguriert, damit sie besser für die Arbeitsweisen geeignet sind, die wir bei Mitarbeitern beobachteten. Für mich handelt es sich also um eine kontinuierliche Studie und ein kontinuierliches Projekt. Es lebt sozusagen.

JR: Wir wachsen sehr schnell. Wir haben in vielerlei Hinsicht das Gefühl, dass wir nun ein Living Office, ein lebendes Büro, haben. Es ist ein Büro, in dem wir leben können, und das die Aktivität und Dynamik unserer Zusammenarbeit betont. Was mir an Living Office auch wirklich gut gefällt, ist, dass es sich ändern und kontinuierlich weiterentwickeln und man dazulernen kann. Das entspricht ziemlich genau unserem Denkansatz in Bezug auf die Weiterentwicklung unseres gesamten Geschäfts. 

Auf dem Leesman-Index für Arbeitsplatzeffektivität erzielte das alte Büro von Harry's 48,4 Prozent. Die neuen Räumlichkeiten erreichten 71,9 Prozent und liegen damit über der globalen Benchmark von 60,1. Der Leesman-Index ist ein globaler Benchmarking-Service, der Daten zur Arbeitsplatzeffektivität von hunderten globalen Organisationen enthält. Mithilfe der Leesman-Befragung können Mitarbeiter ihre Arbeitsumgebungen bewerten. Die Ergebnisse helfen Unternehmen zu verstehen, wo sie Zeit und Geld investieren und Maßnahmen treffen müssen, um in Zukunft Verbesserungen zu erreichen.

Die Mitarbeiter haben das Gefühl, dass sie im Büro im Allgemeinen positiver und glücklicher sind. Die Verbesserung war ziemlich deutlich. Scott Newlin, Design Director, Harry’s Grooming

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