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Meetings – Freud oder Leid?

Sechs Tipps, wie Sie mehr aus Ihren Meetings machen

Gelungene Meetings bieten ein Umfeld, das gute Zusammenarbeit, gemeinsame Erfolge und richtig große Sprünge ermöglicht. Allzu oft sind sie jedoch qualvolle Zeitfresser – vor allem, wenn man von einem planlosen, führungslosen, ergebnislosen Treffen zum nächsten trabt (und dabei ist es erst halb drei!!). Kurz: Meetings haben einen schlechten Ruf. Nicht etwa, weil persönlicher Austausch keinen Zweck hätte, sondern vielmehr, weil wir nicht das Beste daraus machen. Packt Sie bei jeder neuen Meeting-Einladung das kalte Grausen? Dann versuchen Sie es doch einmal mit unseren Tipps für wirklich produktive Besprechungen.

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EINSTELLUNG IST ALLES
Das Ziel jedes Meetings – ob Gespräche unter vier Augen oder Präsentationen in großer Runde – besteht darin, die kollektive Intelligenz anzuzapfen. Mehr noch als der richtige Raum zählt die richtige Einstellung: aktive Mitwirkung, klare Kommunikation, deutliche Richtungsweisung, aufmerksames Zuhören und absolute Konzentration. Ach ja, und Knabberzeug – das hilft auch.

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ERST DENKEN, DANN TREFFEN
Stellen Sie sich folgende Fragen, bevor Sie ein Meeting arrangieren: Ist es wirklich notwendig? Hat jeder eingeladene Teilnehmer eine klare Funktion? Schwebt Ihnen etwa 17:30 Uhr am Freitag vor? Denken Sie lieber einmal mehr nach und vermeiden Sie es, planlos lauter Termine anzusetzen und wieder abzusagen. Ihr Team wird es Ihnen danken! Im Meeting selbst sollten Sie Ihr Ziel kennen, beim Thema bleiben und Smalltalk in Grenzen halten. Sind die Teilnehmer am Ende allerdings von einem Thema so richtig begeistert, sollten Sie mal nicht ungeduldig auf die Uhr schauen, sondern dieser spontanen Kreativität ein wenig Raum und Zeit geben, sich zu entfalten.

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DAS RICHTIGE WERKZEUG
Die goldene Regel: Denken Sie beim Buchen der Räumlichkeiten an die benötigte Ausstattung und Zeit. Wer braucht schon hochtechnische Multiscreen-Videokonferenzeinrichtungen für eine kurze Einsatzbesprechung? Wenn Sie sich dagegen mit Dubai, London, Sydney, Moskau und Peking zusammenschalten möchten, sind Sie a) offenbar ganz, ganz wichtig und b) auf mehr Technologie angewiesen als Flipchart und Freisprechtelefon. Technik kann launisch sein, das wissen wir. Aber trotzdem sollten Sie noch einmal prüfen, dass Ihre Präsentationen, Links, Anschlüsse und anderen digitalen Details funktionieren, bevor Sie loslegen.

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VOLL DABEI
Wir wissen, was du tust, Walter WhatsApp. Du auch, Iris Instagram. Ganz zu schweigen von dir, Freddy Facebook. In einem Meeting sollten Sie Ihren Kollegen so viel Aufmerksamkeit schenken, wie sie verdienen – nämlich Ihre ganze! Stimmt schon: Wir sind es inzwischen gewohnt, in unseren App-trainierten Köpfen viele Inputs gleichzeitig zu verarbeiten. Widerstehen Sie dennoch der Versuchung nachzusehen, wer das Bild von Ihrem Bulldoggen-Baby geliked hat (Antwort: jeder), oder nach Hause zu simsen, dass Sie heute Appetit auf Sushi haben. Wenn Sie voll und ganz anwesend sind, aktiv mitwirken und sich nicht vom nächsten Scrabble-Dreifach-Wortwert-Triumph ablenken lassen, werden Sie Ihr Team garantiert weiterbringen.

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SPIELEN SIE WEGWEISER
Je öfter Sie von Konferenzraum zu Konferenzraum pilgern, desto besser kennen Sie Ihr Büro – jeden Quadratmeter, jede Abbiegung und jeden Schleichweg, um sich nicht als peinlicher Nachzügler vor Ihrem Chef zu blamieren. Lassen Sie dieses Insider-Wissen auch neuen Kollegen, Kunden auf Besuch und anderen Gästen zugute kommen. Wenn jemand aussieht, als hätte er sich verlaufen, sollten Sie nicht zügig überholen, sondern anhalten und Ihre Hilfe anbieten. Gehen Sie mit bis zum Ziel. Sie haben eine Verbindung hergestellt und vielleicht den Weg für Ihre nächste geniale Idee geebnet.

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GUT AUFGERÄUMT
In modernen Arbeitsumgebungen mit vielen, vielen Meetings gibt es eine Regel für den Konferenzraum (genau wie jeden anderen gemeinsam genutzten Bereich): Was man hinbringt, nimmt man auch wieder mit. Dazu gehört alles, was Sie bei sich haben – von Speichersticks und Stiften bis zu Präsentationen und Pappbechern. Auch wenn die nächste Gruppe schon ungeduldig auf ihren wöchentlichen Lagebericht wartet, sollten Sie Tafeln abwischen, Stühle geraderücken und alles sauber übergeben.  

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